Unlimited Frisbee Organization ry (y-tunnus 1017945-4)
Päivitetty 10.12.2019
Unlimited Frisbee Organization (UFO) ry:n tietosuojaseloste on laadittu 25.5.2018 voimaan astuneen Euroopan Unionin tietosuoja-asetuksen mukaisesti. Tämä seloste on tarkoitettu niille henkilöille, joilta keräämme henkilötietoja jäsentietoihin, turnauksiin, tapahtumiin ja muuhun yhdistyksen alaiseen toimintaan. Keräämme henkilötietoja vain niissä määrin, kuin se on näissä yhteyksissä tarpeellista.
Yhteyshenkilö henkilötietojen käsittelyä koskevissa asioissa:
Matti Lähteenmäki
matti-95@gmail.com
Henkilötietojen käyttötarkoitukset
Jäsenrekisteri
Henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn suostumuksen taikka seuran ja jäsenen välisen jäsensuhteen taikka muun asiallisen yhteyden perusteella, jolloin lainmukainen käsittelyperuste on rekisterinpitäjän oikeutettu etu, etenkin seuraaviin käsittelyn tarkoituksiin:
- Jäsenyyksien ylläpito
- Kilpailutoiminnan toteuttaminen
- Tulospalvelun ylläpito ja tilastojen julkaisu
- Vakuutustietojen välittäminen vakuutusyhtiölle
- Sähköinen jäsenviestintä
- Analysointi ja tilastointi
- Asiakaspalvelun ja toiminnan toteuttaminen sekä kehittäminen
UFOn järjestämät tapahtumat, leirit ja turnaukset
Henkilötietoja käsitellään tapahtuman osallistujan tai alaikäisen osallistujan huoltajan suostumuksella. Käsittelyperuste on rekisterinpitäjän oikeutettu etu, etenkin seuraaviin käsittelyn tarkoituksiin:
- Tapahtuman kannalta oleellisten osallistujatietojen kerääminen
- Tulospalvelun ylläpito ja tilastojen julkaisu
- Tapahtumaa koskeva viestintä
- Analysointi ja tilastointi
- Asiakaspalvelun ja toiminnan toteuttaminen sekä kehittäminen
Jäsenrekisterin ylläpidossa sekä useimmissa ilmoittautumisissa, kyselyissä ja äänestyksissä lajijaosto käyttää Googlen palveluita. Tiedot ovat aina salasanalla suojattuja ja niihin pääsevät käsiksi vain ne henkilöt, joiden on perusteltua nähdä tiedot.
Rekisterin tietosisältö
Henkilötiedoista kerätään rekisteriin jäsenyyden tai tapahtuman mukaiset tarpeelliset henkilötiedot:
- yhteystiedot: kuten nimi, osoite, puhelinnumerot, sähköpostiosoitteet
- rekisteröitymistiedot: kuten käyttäjätunnus, nimimerkki, salasana ja muu mahdollinen yksilöivä tunnus
- demografiatiedot: kuten ikä, sukupuoli ja äidinkieli
- jäsensuhdetta koskevat tiedot: kuten laskutus- ja maksutiedot, tuote- ja tilaustiedot, tieto vanhempainvastuunkantajasta
- ottelutilastot: kuten ottelut, maalit, varoitukset ja muut ottelutapahtumaan liittyvät tilastointitiedot
- palkan- ja palkkionmaksuun liittyvät yksilöivät tiedot: kuten henkilötunnus
- muut rekisteröidyn erillisellä suostumuksella kerätyt tiedot
Säännönmukaiset tietolähteet
Tallennettavat tiedot kerätään henkilöltä itseltään jäsenyyden, kilpailulisenssin tai vakuutuksen oston yhteydessä. Henkilötietoja kerätään myös leiri-, turnaus- ja tapahtumailmoittautumisen yhteydessä. Henkilötietoja voidaan kerätä myös muissa lajijaoston toiminnan alaisissa yhteyksissä, kuten esimerkiksi työntekijöiden osalta työsopimusta solmittaessa. Alaikäisen henkilön henkilötietoja voidaan kerätä myös huoltajalta.
Tietojen säilytysaika
Säilytämme rekisteröidyn tietoja vain niin kauan kuin on rekisterin käyttötarkoituksen mukaan tarpeen ja kulloinkin voimassa olevan lainsäädännön mukaista.
Jäsenrekisterissä olevia henkilötietoja säilytetään niin pitkään kuin jäsensuhde on voimassa. Jäsensuhteen päätyttyä säilytetään vain niitä henkilötietoja, jotka ovat tilastollisesta syystä johtuen tarpeellisia. Nämä tiedot anonymisoidaan, eli muutetaan sellaiseen muotoon, ettei tiedon kohde ole niistä enää tunnistettavissa.
Tapahtumien yhteydessä kerätyt henkilötiedot säilytetään vain sen aikaa kuin se on tapahtuman kannalta tarpeellista, minkä jälkeen ne poistetaan tai muutetaan sellaiseen muotoon, ettei tiedon kohde ole niistä enää tunnistettavissa.
Henkilötietojen käsittelijät
Rekisterinpitäjän työntekijät sekä rekisterinpitäjän alaisuudessa toimivat vapaaehtoiset voivat käsitellä henkilötietoja voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Rekisterinpitäjän lukuun henkilötietoja voivat käsitellä myös tarkoin valitut yhteistyökumppanit. Tällaisia kumppaneita voivat olla esimerkiksi lajijaoston tai seuran valitsema taloushallintopalvelun tarjoaja, tietojenkäsittelypalveluita tarjoavat tahot, sekä tapahtumien järjestämiseen liittyvät yhteistyökumppanit. Näissä tapauksissa takaamme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään kulloinkin voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Emme koskaan luovuta tarpeettomia tietoja kolmansille osapuolille, emmekä koskaan myy tai vuokraa rekisteröidyn henkilötietoja eteenpäin.
Säännönmukaiset tietojen luovutukset
Emme myy tai vuokraa rekisteröidyn henkilötietoja kolmansille osapuolille. Luovutamme tietoja kolmansille osapuolille vain seuraavissa tapauksissa:
- Voimme luovuttaa käyttäjän henkilötietoja toimivaltaisten viranomaisten tai muiden tahojen esittämien vaatimusten edellyttämällä, kulloinkin voimassaolevaan lainsäädäntöön perustuvalla tavalla.
- Voimme luovuttaa tietoja tilastollista, tieteellistä tai historiallista tutkimusta varten edellyttäen, että tiedot on muutettu sellaiseen muotoon, että tiedon kohde ei enää ole niistä tunnistettavissa.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää omat tietonsa tarkistettavaksi sekä pyytää rekisterinpitäjää oikaisemaan tai poistamaan häntä koskeva virheellinen tieto. Rekisteröidyllä on myös oikeus pyytää poistamaan tiedot tai siirtämään ne toiseen järjestelmään. Rekisterissä olevat tiedot toimitetaan aina pyydettäessä henkilökohtaisesti rekisteröidylle kohtuullisen ajan kuluessa (30 päivää).
Tietojen tarkastus- ja oikaisuoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on talletettu. Tarkastuspyyntö tulee lähettää kirjallisesti tai esittää henkilökohtaisesti UFOn edustajalle. Lajijaoston edustajan tulee vastata tarkastuspyyntöön kohtuullisen ajan kuluessa, korkeintaan 30 päivän kuluttua pyynnön esittämisestä. Rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja siltä osin, kun se ei ole rekisterinpitäjän toiminnan kannalta välttämätöntä.
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterinpitäjää poistamaan hänen tietonsa rekisterinpitäjän rekisteristä siltä osin kuin tietojen säilyttäminen ei ole rekisterinpitäjän toiminnan kannalta välttämätöntä.
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterinpitäjää siirtämään hänen tietonsa yleisesti käytössä olevassa siirtomuodossa toiseen järjestelmään. Tällöin luovutamme aina tiedon vain henkilökohtaisesti rekisteröidylle tai rekisteröidyn tekemän kirjallisen pyynnön perusteella toiseen järjestelmään, mikäli se ei aiheutunut rekisterinpitäjälle kohtuutonta vaivaa.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin käyttö tapahtuu suojatussa tietoliikenneyhteydessä ja käyttäjällä tulee olla järjestelmään käyttäjätunnus sekä salasana. Kaikki manuaaliset aineistot säilytetään lukituissa tiloissa.
Mahdollisten tietoturvaloukkausten sattuessa rekisterinpitäjä on velvoitettu ilmoittamaan asiasta 72 tunnin kuluessa valvontaviranomaiselle sekä rekisteröidyille.